Что такое электронная почта (емайл) и как ей пользоваться?

Неквалифицированная электронная подпись

При помощи неквалифицированной электронной цифровой подписи индивидуальные предприниматели и юридические лица могут:


  • Проводить внутри компании электронную документацию или отсылать электронные документы проверенным контрагентам. Это возможно при наличии стороннего соглашения, подтверждающего юридическую силу НЭП;
  • Участвовать в официальных торгах;
  • Участвовать в сфере закупок товаров, работ.

Дополнительно физические лица при помощи НЭП могут через личный кабинет на сайте налоговой службы отправлять документы.

НЭП более сложная, чем простая подпись: она хранится на электронном носителе и дает возможность не только определить лицо, заверившее документ. А усиленная неквалифицированная электронная подпись позволяет подтвердить отсутствие правок после его подписания.

Создается НЭП при помощи программы криптошифрования с обязательным использованием закрытого ключа ЭЦП. В удостоверяющей центре заявитель получает закрытый и открытый ключ. Первый записан на специальный ключевой носитель, защищенный пин-кодом. Нужен ключ для генерирования ЭЦП для заверения документа. Открытый ключ предназначен для проверки подлинности подписи и связан с закрытым ключом. Отличается он тем, что доступен всем участникам документооборота.

Юридическая сила НЭП

Участники электронного документооборота должны заключить дополнительное соглашение, где прописываются требования к неквалифицированной подписи, правила использования НЭП и признание полной юридической силы. Эти условия позволяют считать документы, подписанные НЭП, тождественными бумажным с оригинальной собственноручной подписью.

Как получить НЭП

Физические лица могут получить НЭП в личном кабинете на сайте ФНС. Такой тип подписи предоставляется бесплатно, но действует только внутри портала.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут заказать НЭП в УЦ. При подаче заявления необходимо иметь паспорт, а также учредительный документы. Дополнительно может понадобиться доверенность, подтверждающая права заявителя на подачу заявления и выполнения всех операций, с ним связанных.

Научно-образовательные электронные библиотеки

Особое место в ряду электронных библиотек занимают библиотеки научно-образовательной тематики, в которых собраны издания, необходимые для осуществления образовательного процесса. Использование электронных изданий в высших учебных заведениях зачастую ведётся на не совсем законных основаниях. Однако, этот нелицеприятный факт свидетельствует об интересе нового поколения к электронной форме представления информации. Мировой опыт показывает, что образовательные и научные электронные ресурсы формируются как правило самими правообладателями или с их согласия. Большинство из них действуют на коммерческой основе. Самыми яркими примерами данного подхода являются крупнейшие издательские дома «Elsevier», «Springer».

В последнее время стали появляться электронные научные библиотеки открытого доступа (open access), одними из первых представителей которых стали arXiv.org и PubMed Central.

В России же образовательные электронные библиотеки ознаменовали специальным термином — электронно-библиотечная система, внедрить которую обязали в вузовские библиотеки новые стандарты ФГОС ВПО. Электронно-библиотечную систему ВУЗ может разработать как сам на основе своей электронной библиотеки, так и воспользоваться внешним поставщиком услуг. Вузовская электронная библиотека как основной электронный образовательный ресурс, выполняющий возложенные на него функции по работе с полными текстами, позволит разгрузить АБИС библиотеки и наладить эффективную работу с издательской литературой.

Форматы выкладываемых произведений

Форматы хранения размещаемых в электронных библиотеках произведений можно разделить на две категории — форматы, предназначенные для чтения текста онлайн и форматы, предназначенные для скачивания на компьютер читателя. Это деление условно: текстовый файл или веб‐страницу можно скачать, а для просмотра файлов в ставшем в 2008 году открытым формате PDF, которые раньше в большинстве браузеров можно было просмотреть только с помощью плагина, с 2011 года разрабатывается программа на JavaScript «PDF.js».

Самый популярный формат первой категории — HTML, однако библиотека Мошкова, например, выкладывает тексты в формате TXT. Связано это с традицией: во время появления этой библиотеки (1994 год) скорости работы в интернет были весьма низки, и оправданным было использование самого лёгкого формата. Также по философии библиотеки каждое произведение должно было целиком умещаться на стандартном носителе информации (каковым тогда являлась дискета).

Форматы для скачивания — заархивированный TXT; RTF и DOC; Mobipocket .PRC (формат для чтения книг на кпк и телефонах). Также очень популярен формат FictionBook, созданный специально для хранения литературных произведений. Первая электронная библиотека — Проект «Гутенберг» — требует в файлах для скачивания использовать текстовый формат в архивах ZIP для того, чтобы тексты можно было читать практически на любых устройствах, и чтобы они не были потеряны в случае исчезновения программ для обработки используемых форматов.

Материалы, изобилующие математическими формулами и сложными схемами, после сканирования переводить в текстовый формат намного сложнее, поэтому часто их хранят в графическом формате, обычно DjVu и PDF. Тогда как PDF при таком применении представляет собой просто объединенный в один файл набор изображений TIFF, DjVu использует специальный алгоритм, позволяющий получать в несколько раз меньшие файлы даже при сжатии без потерь.

Наоборот, если существует электронный оригинал материала — с редактируемым текстом и векторными изображениями, то PDF будет иметь лучшее качество и меньший объём.

Где можно купить Е ОСАГО

Практически все компании предоставляют возможность приобретения данной версии программы, но есть исключения. Ниже представлен перечень организаций, в которых данная услуга успешно работает и пользуется большим спросом:

  • АльфаСтрахование.
  • Ингосстрах.
  • Тинькофф Страхование.
  • Росгосстрах.
  • Сбербанк Страхование.
  • Либерти.
  • Ренессанс Страхование.

Прежде чем отдать предпочтение той или иной организации, обязательно ознакомьтесь с отзывами, например, на автофорумах. Второй этап — расчёт стоимости страховки. Третье — внимательное ознакомление с соглашением. Если ответственно подойти к этим рекомендациям, выбор компании, предоставляющей страховые услуги, принесёт максимально положительные результаты.

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

  1. постоянный штат официальных работников;
  2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
  3. сезонные работники;
  4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

  1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
  2. сведения о предыдущих местах работы;
  3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

  1. Ф.И.О.;
  2. дата рождения;
  3. образование;
  4. дата заполнения книги;
  5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
  6. печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

  1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
  2. дата приема на работу;
  3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
  4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
  5. причина и дата увольнения;
  6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

  1. номер записи;
  2. дата присвоения поощрения;
  3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

  1. информация о повышении квалификации;
  2. присвоение категории;
  3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

  1. Производственный документооборот;
  2. Управленческий документооборот;
  3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
  4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
  5. Бухгалтерский документооборот;
  6. Складской документооборот;
  7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
  8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

  • обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
  • осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
  • оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
  • производит протоколирование всех процессов;
  • оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
  • за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
  • упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Правовое регулирование ЭП

Средства электронной подписи в России еще не столь распространены, как в Европе или США, а информации на бумажном носителе чаще доверяют больше. Однако с внедрением электронного документооборота ЭП стала применяться все чаще, а ее роль и возможности фиксируются в правовых и нормативных документах.

Принципы и схемы применения электронной подписи на территории РФ осуществляются на основе закона 1-Ф3 от 10.01.2002 г., а еще до вступления закона в силу термин ЭЦП содержался во многих правовых актах. Цель законопроекта — облегчение ведения электронного документооборота и создание хороших условий для развития ИТ между гражданами и муниципальными и государственными органами. Также закон обеспечивает правовые условия использования ЭЦП и приравнивает ее к оригинальной подписи на бумажном носителе.

Согласно п.2 ст. 160 ГК РФ применение в документообороте и при совершении сделок ЭЦП возможно лишь в порядке, установленном данным законом, дополнительным соглашением сторон или действующими правовыми актами.

По закону РФ ЭЦП имеет несколько формулировок. Первая из них говорит о том, что это реквизит документа, составленного в электронной форме, предназначенный для защиты от подделки. Реквизит получен путем криптографического преобразования и является уникальным.

Еще одна формулировка определяет ЭЦП так: это аналог оригинальной подписи, который обеспечивает документ целостностью и подлинностью

ЭЦП подтверждает принадлежность владельцу и становится важной частью действующего документооборота

Согласно еще одной трактовке ЭЦП представляет собой аналог оригинальной подписи, который не только является гарантом защиты информации, но и используется в электронном документообороте между ЦБ РФ и клиентами. ЭЦП обеспечивает контроль за подлинностью и целостностью передаваемой информации и позволяет определить ее принадлежность конкретному владельцу.

Также по закону ЭЦП — это уникальная последовательность символов, создать которую можно лишь при помощи криптографического преобразования исходных данный. ЭЦП подтверждает неизменность информации, устанавливает авторство и гарантирует целостность информации при обмене юридически значимыми электронными документами.


Однако при согласии сторон, прописанном в сопроводительном письме, могут быть использованы и несертифицированные средства. В этом случае ответственность за степень надежности информации и сделки ложится на участников.

Использование электронной цифровой подписи упрощает ведение документооборота и сотрудничество с государственными и муниципальными органами, дает возможность осуществления закупок и участия в официальных торгах. Документ, заверенный ЭЦП, приравнивается по юридической силе подписанному собственноручно. Бывают электронные подписи простыми, усиленными, квалифицированными и неквалифицированными. Вид зависит от цели использования и правового обеспечения, а сроки оформления, стоимость и необходимые документы — от типа оформляемой подписи. Чтобы ЭЦП выполняла свои функции, владелец должен придерживаться правил конфиденциальности и не допустить попадания сертификата или ключей к сторонним лицам.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

  • При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
  • Для работы с Интернет-ресурсами;
  • Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
  • Для работы с внутренним электронным документооборотом;
  • В удаленных трудовых отношениях.

Формируется КЭП только в удостоверяющем центре, в работу которого также входит создание ключей и сертификатов. Аккредитованный удостоверяющий центр определяет и сроки действия сертификатов. При подаче заявления на изготовления ЭЦП сотрудники УЦ создают ключи ЭП и ключи для проверки ЭП, а обо всех изменениях в работе КЭП и рисках при использовании компания уведомляет в письменном виде. Об условиях применения и обеспечении безопасности КЭП сотрудники УЦ рассказывают при получении готовой подписи.

Особенности получения КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в центрах, имеющих аккредитацию. Процесс аккредитации добровольный, а сертификат действует в течение 5 лет. Подавать заявку на проведение аккредитации могут организации, имеющие чистые активны в размере не менее 1 млн. руб., а также располагающие программным обеспечением для создания ЭП. ПО должно быть одобрено специалистами ФСБ

Еще одно важное условие: в УЦ должны работать минимум 2 сотрудника, занимающихся выдачей и созданием ЭЦП

Квалифицированный сертификат ЭЦП — это гарантия подлинности ЭП, документ, который создается при помощи ПО УЦ. Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца. Дополнительно сертификат может содержать точное название средств электронной подписи, УЦ, выдавший сертификат, ограничения в использовании ЭП и ключ для его проверки.

Для подписания официальной бумаги КЭП необходимо иметь средства криптографической защиты информации, ключ ЭП и ключ для проверки ЭП, сертификат квалифицированной ЭП.

Как оформить КЭП

Получить квалифицированную подпись можно только при личном обращении в УЦ. В офисе компании клиент заполняет заявку, а также предоставляет паспорт и ряд учредительных документов, если подпись делается для юридического лица. Если КЭП оформляется для участия в торгах, то дополнительно нужно иметь заверенную у нотариуса выписку из органов, занимающихся регистрацией ИП или юридических лиц. Выписка должна быть выдана не более, чем за 6 месяцев до обращения в УЦ.

При заказе КЭП необходимо предоставить СНИЛС, а если подача заявления осуществляется доверенным лицом, то и доверенность на выполнение операции. Если заявка заполнена правильно, то срок изготовления КЭРП не превышает 2 рабочих дней.

Как пользоваться КЭП

Использование КЭП для обеспечения ее безопасности возможно только в сферах, прописанных в сертификате

Еще одно важно условие работы с КЭП — сохранение конфиденциальности ключа. При получении подписи сотрудники УЦ дают рекомендации по неразглашению информации, касающейся закрытого ключа и сертификата

Если есть подозрение на нарушение конфиденциальности ключа — нужно незамедлительно связаться с УЦ и со всеми участниками электронного документооборота. Если работа сертификата была приостановлена или он был аннулирован, то пользоваться КЭП запрещено.

Юридическая сила КЭП

По Федеральному закону РФ 63-Ф3 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» все документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными подписанным собственноручно и могут использоваться в любых правовых отношениях. Исключения составляют лишь случаи, когда по закону РФ возможна подача документа только на бумажном носителе с оригинальной подписью.


С этим читают